kearsipan

Soal Kearsipan

1.      Bagian terkecil dari suatu nama atau judul disebut ....

a.      Abjad

b.      Caption

c.       Indeks

d.      Label

e.      Unit

2.      Drs. Hartono Mulyadi Sujirwo jika diindeks maka kodenya adalah ...

a.      Mu

b.      Su

c.      Ha

d.      Dr

e.      Drs.

3.     Kabupaten Kulon Progo jika diindeks maka kodenya adalah ....

a.      Ka

b.      Pr

c.      Ku

d.      Kp

e.      Pk

4.      Apotek Depok

         Nama diatas jika disimpan menurut sistem abjad kodenya adalah ...

a.      Ad

b.      Ak

c.      Dep

d.      Ap

e.      De

5.      Rak sortir dipersiapkan untuk ... rak.
a.      25
b.      26
c.       27

d.      28

e.      29

6.      Folder yang diberi kode A – Z dipersiapkan minimal ... folder.
a.      22
b.      23

c.       24

d.      25

e.      26

7.      Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah ....
a.      Penampungan

b.      Penelitian

c.      Penandatanganan

d.      Pengindeksan

e.      Pengkodean

8.      Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan ....
a.      Pengkodean

b.      Penampungan

c.      Penelitian

d.      Penyimpanan

e.      Penyortiran

9.      Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah ....
a.      Mengisi buku

b.      Menentapkan indeks dan kodenya

c.      Surat diteliti kemudian dikirim

d.      Menetapkan jumlah indeks

e.      Menandatangani

 10.  Setelah arsip diberi kode dan disortir lalu disimpan pada ....

a.      Laci

b.      Almari

c.      Filling Cabinet

d.      Ruangan

e.      Tas

11.  Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad adalah ....

a.      Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya

b.      Menuju tempat penyimpanan

c.       Mengambil arsip yang diminta

d.      Mengisi buku kas kecil

e.      Mengisi bon peminjam

12.  Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari ....

a.      Sistem Klasifikasi

b.      Sistem Subjek atau Pokok

c.      Sistem Kronologi

d.      Sistem Wilayah

e.      Sistem Nama

13.  Pola klasifikasi dalam daftar klasifikasi disusun secara ....
a.      Vertikal

b.      Horizontal

c.      Berjenjang

d.      Diagonal

e.      Vertikal berjenjang

14.  Berikut ini yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah ....

a.      Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol

b.      Memahami perintian pertama, kedua, dan ketiga

c.      Tiap kode merupakan bagian dan sub ordinal dari kode diatasnya

d.      Memahami masalah yang terkandung dari sudut pandaang nama masalah

e.      Memilih masalah yang paling menonjol dan dikaitkan dengan tugas dan fungsi pemilik arsip

15.  Surat sebelum disimpaan dicatat dalam ....

a.      Buku tulis

b.      Buku agenda

c.      Buku klaper

d.      Buku simpan

e.      Kertas

16.  Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat penyimpanan warkat adalah ....
a.      Daftar klasifikasi

b.      Indeks

c.      Rak sortir

d.      Subjek surat

e.      Kartu indeks

17.  Pada filling sistem subjek diperlukan folder untuk tempat penyimpan warkat sebanyak ....

a.      Sejumlah sub 2x masalah yang ada

b.      Kelompok masalah

c.       Pembagian utama dalam daftar klasifikasi

d.      Kebutuhan

e.      Pembagian indeks

18.  Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan disebut ....

a.      Mengkode

b.      Menyortir

c.      Mengindeks

d.      Menyimpan

e.      Memeriksa

19.  Perhatikan langkah-langkah berikut :

                         i.               Mengindeks arsip yang akan dipinjam

                        ii.               Menuju tempat penyimpanan

                        iii.              Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan

                        iv.              Telusuri dengan menggunankan kartu indeks

                        v.               Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil

                        vi.              Mengisi bon peminjam

                       vii.              Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan

Adapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan pada sistem subjek ialah ....

a.      i – ii – iii – iv – v – vi – vii

b.      ii – iv – iii – i – vi – v – vii

c.      iii – i – iv – ii – v – vi – vii

d.      iii – i – iv – ii – vi – v – vii

e.      iii – iv – ii – i – v – vi – vii

20.  Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapat diindeks menjadi ....
a.      Pratama Aga Bekti

b.      Pratama Bekti Aga

c.      Aga Pratama Bekti

d.      Bekti Aga Pratama

e.      Bekti Pratama Aga

21.  Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah diindeks disebut ....
a.      Unit

b.      Mengkode

c.      Mengabjad

d.      Caption

e.      Mengindeks

22.  Penyimpanan warkat menurut sistem abjad memerlukan folder paling sedikit jumlahnya adalah ....
a.      22

b.      23

c.      24

d.      25

e.      26

23.   Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....
a.      Tanggal surat masuk

b.      Tanggal surat keluar

c.      Tanggal suraat ditandatangani

d.      Tanggal surat dikode

e.      Tanggal surat dikirim

24.  Mudah mencari kembali warkat bila perihalnya sudah diketahui adalah keuntungan menggunakan filling sistem ....
a.      Abjad

b.      Subjek

c.      Wilayah

d.      Tanggal

e.      Nomor

25.  Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat daftar terlebih dahulu ....
a.      Pemisahan

b.      Masalah

c.      Pengelompokan

d.      Subjek

e.      Klasifikasi

simulasi digital

Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang menurut kamu paling benar dengan memberikan tanda silang (x) pada huruf a, b, c, d, atau e,,,!

1.     Platform media social yang sering digambarkan sebagai facebook untuk sekolah adalah pengertian dari …

a.      Edmodo

b.     Facebook

c.      Google +

d.     Twitter

e.      Skype

2.     Jika kita ingin masuk Edmodo kita harus memasukkan …… lalu klik sign in.

a.      User name dan password

b.     Nama dan alamat

c.      E-mail dan Username

d.     Alamat dan tanggal lahir

e.      Komentar dan user name

3.     Tahun berapa Edmodo dikembangkan….

a.      Akhir tahun 2000

b.     Pertengahan 2001

c.      Awal tahun 2007

d.     Awal tahun 2008

e.      Akhir tahun 2008

4.     Di bawah ini kelebihan Edmodo, kecuali….

a.      User interface

b.     Sosial media

c.      Compatibility

d.     Aplikasi

e.      Sharing data

5.     Edmodo dirancang untuk membuat siswa atau mahasiswa manjadi….

a.      Bersemangat

b.     Santai

c.      Malas

d.     Kurang bersemangat

e.      Semua benar

6.     Sebelum siswa mendaftar Edmodo siswa harus memasukkan kode grup. Berapa digitkah kode grup yang harus dimasukkan….

a.      5 digit

b.     6 digit

c.      7 digit

d.     8 digit

e.      9 digit

7.     Untuk mendaftar Edmodo sebagai guru kita harus mengklik….

a.      I’m teacher

b.     I’m student

c.      Sign in

d.     I’m parent

e.      I’m professor

8.     Untuk mendaftar edmodo sebagai siswa kita harus mengklik….

a.      I’m teacher

b.     I’m student

c.      Sign in

d.     I’m parent

e.      I’m professor

9.     Di bawah ini fitur-fitur yang disediakan oleh Edmodo, kecuali….

a.      Ganti foto profile

b.     Tampilan seperti facebook

c.      Membuat event atau jadwal kegiatan penting

d.     Interaksi guru dengan murid secara mudah

e.      Tidak bisa diakses oleh HP

10. Di bawah ini adalah fitur edmodo yang dapat dimanfaatkan oleh guru, kecuali….

a.      Quiz

b.     Polling

c.      Game

d.     Library

e.      Assignment

11. Tombol “I’m teacher” dan “I’m student” berfungsi untuk….

a.      Memudahkan para guru dan murid saling berinteraksi

b.     Mempermudah berbagi pengalaman

c.      Mempersulit untuk berinteraksi

d.     Membuat status

e.      Membuat quiz

12. Tombol “I’m techer” digunakan oleh…

a.      Murid

b.     Guru

c.      Orangtua

d.     Sekolah

e.      Pilot

13. Tombol “I’m student” digunakan oleh…

a.      Murid

b.     Guru

c.      Orangtua

d.     Sekolah

e.      Pilot

14. Tombol “I’m a parent” digunakan oleh…

a.      Murid

b.     Guru

c.      Orangtua

d.     Sekolah

e.      Pilot

15. Tombol “School & District” digunakan oleh…

a.      Murid

b.     Guru

c.      Orangtua

d.     Sekolah

e.      Pilot

16. Di bawah ini fitur yang disediakan oleh Edmodo untuk mendaftar, kecuali…

a.      I’m a teacher

b.     I’m a student

c.      I’m crazy

d.     I’m a parent

e.      School & District

17. Siapa pembuat/pendiri Edmodo…

a.      Nicolas Borg dan James

b.     Albert dan Jeff O’Hara

c.      Nicolas Borg dan Jeff O’Hara

d.     Cristian dan Michael

e.      Erick dan Robert

18. Di bawah ini tools yang ada di Edmodo, kecuali…

a.      Follow

b.     Home

c.      Backpack

d.     Notification

e.      Account

19. Di bawah ini yang terdapat di dalam Account, kecuali…

a.      Profile

b.     Settings

c.      Sign in

d.     Help

e.      Log out

20. Dengan mengklik apa jika kita ingin membuat grup atau masuk ke suatu grup di dalam Edmodo, adalah….

a.      Join or create

b.     Join or clear

c.      Join or back

d.     Create or clear

e.      Create or exit

21. Jejaring social yang diluncurkan oleh Google Inc, adalah…

a.      Facebook

b.     Google +

c.      Twitter

d.     Edmodo

e.      Skype

22. Google + diluncurkan pada tanggal…

a.      28 Maret 2011

b.     28 April 2011

c.      28 Mei 2011

d.     28 Juni 2011

e.      28 Juli  2011

23. Di bawah ini layanan yang terdapat di dalam Google +, kecuali…

a.      Circle

b.     Hangouts

c.      Sparks

d.     Huddles (Messenger)

e.      Call

24. Apa fungsi dari layanan circle…

a.      Untuk mengatur kontak menjadi kelompok untuk berbagi

b.     Untuk melingkari buku

c.      Untuk melingkari sepeda

d.     Untuk melingkari bola

e.      Untuk melingkari HP

25. Apa fungsi Hangouts….

a.      Jalan jalan ke luar negeri

b.     Bermain game

c.      Komentar

d.     Menghidupkan percakapan dengan sesame pengguna Google+

e.      Membalas komentar

26. Apa yang dimaksud dengan Sparks….

a.      Sebuah front-end untuk Google Search

b.     Untuk mengirim pesan

c.      Untuk mengirim email

d.     Untuk mengirim file

e.      Untuk berkomentar

27. Apa yang dimaksud dengan Huddles…

a.      Member komentar

b.      Membuat status

c.       Untuk berkomunikasi melalui pesan instan dalam Circles

d.      Sharing file

e.      Mengirim file

28. Apa yang dimaksud dengan Instant Upload…

a.      Untuk mengirim pesan

b.     Untuk mengirim email

c.      Untuk mengirim file

d.     Untuk berkomentar

e.      Untuk  ponsel Android untuk menyimpan foto atau video dalam album pribadi

29.Di bawah ini fungsi Google +, kecuali…

a.      Memperbaiki SEO sebuah blog/website

b.     Membingungkan pengguna

c.      Meningkatkan minat pengunjung blog dengan Rich Snippet

d.     Membantu meningkatkan SERP

e.      Meningkatkan kredibilitas

30. Di bawah ini keunggulan Google +, kecuali…

a.      Dapat menambahkan teman tanpa batas

b.     Up date status sampai puas

c.      Membuat grup yang tak terbatas

d.     Telephone gratis

e.      Akses lebih berat

31. Di bawah ini kelemahan Google +, kecuali…

a.      Akses lebih berat

b.     Usia minimal 18 tahun

c.      Harus menggunakan peralatan canggih

d.     Telephone gratis

e.      Belum ada layanan 0.googleplus.com

32. Di bawah ini dampak positif Google+, kecuali…

a.      Meningkatnya follower/circle akun Google+

b.     Konten yang dibuat terpengaruh baik secara langsung/tidak langsung

c.      Menurunnya jumlah follower/circle akun Google+

d.     Potensi viralitas yang tinggi (daya share)

e.      Kenaikan jumlah visitor yang datang ke website

33. Google+ dikembangkan dengan nama proyek…

a.      Apranet

b.     Dafranet

c.      Emerald sea

d.     Sea emerald sea

e.      Sapranet

34. Di bawah ini proyek Google+ dipimpin oleh, kecuali…

a.      Google Senior VP of Social

b.     Vic Gundotra

c.      Google VP Product of Google Apps

d.     Bradley Horowitz

e.      PMBDK

35. Berapakah biaya yang diperkirakan untuk membuat Google+….

a.      585 juta dollar

b.     686 juta dollar

c.      787 juta dollar

d.     888 juta dollar

e.      989 juta dollar

36. Apa yang dimaksud dengan Screen O Metic….

a.      Software yang bias digunakan oleh user pengguna system operasi windows

b.     Software yang bias digunakan oleh user pengguna system operasi Linux

c.      Software yang bias digunakan oleh user pengguna system operasi DOS

d.     Software yang bias digunakan oleh user pengguna system operasi UNIX

e.      Software yang bias digunakan oleh user pengguna system operasi Mc.Tons

37. Apa fungsi Screen O Metic….

a.      Untuk perekam Audio saja

b.     Untuk perekam video saja

c.      Untuk merekam video dan audio pada desktop

d.     Untuk mengambil gambar

e.      Untuk perekam audio dan gambar

38. Untuk merekam video dengan Screen O Metic kita harus mengklik…

a.      Record

b.     Close

c.      Exit

d.     Done

e.      Off

39. Apa yang dilakukan jika kita selesai merekam dan ingin melihatnya dengan mengklik….

a.      Record

b.     Done

c.      Close

d.     Exit

e.      Semua benar

40. Apakah Video Screen O Metic bisa langsung di share ke youtube…

a.      Ya

b.     Tidak

c.      Tidak mungkin

d.     Bisa jadi

e.      Semua salah

 B.     Essay…!

Isilah Essay di bawah ini dengan benar….!

1.     Apa yang dimaksud dengan Edmodo bagi para guru dan murid?

Jawab: Layanan jejaring social yang banyak digunakan oleh para guru dan murid untuk media pembelajaran secara online.

2.     Apa fungsi Edmodo bagi para guru dan murid?

Jawab: Untuk media pembelajaran dan pengajaran bagi para guru dan murid secara online.

3.     Sebutkan fitur-fitur yang disediakan oleh Edmodo!

Jawab: a. Ganti foto profile

b.     Tampilan seperti facebook

c.      Membuat event atau jadwal kegiatan penting

d.     Interaksi guru dengan murid secara mudah

4.     Sebutkan tools yang ada di Edmodo!

Jawab:

a.      Home

b.     Backpack

c.      Progress

d.     Notifications

e.      Account

5.     Sebutkan tools yang ada di dalam Account!

Jawab:

a.      Profile

b.     Logout

c.      Help

d.     Settings

6.     Apa yang dimaksud dengan Google+?

Jawab: Google+ atau Google Plus adalah jejaring sosial yang dioperasikan oleh Google Inc. Google+ diluncurkan pada 28 Juni2011 dengan sistem undangan untuk diuji coba. Di hari tersebut, pengguna Google+ diijinkan untuk mengundang teman di atas 18 tahun, untuk membuat akun.

7.     Apa fungsi Google+?

Jawab: a. Memperbaiki SEO sebuah blog/website

b. Meningkatkan minat pengunjung blog dengan Rich Snippet

c. Membantu meningkatkan SERP

d. Meningkatkan kredibilitas

8.     Sebutkan layanan yang terdapat didalam Google+!

Jawab:

a)    Circle

b)    Hangouts

c)     Sparks

d)    Huddles (Messenger)

e)    Instant Upload

9.     Apa yang dimaksud deng Screen O Metic?

Jawab: Software yang bias digunakan oleh user pengguna system operasi windows, yang berfungsi untuk merekam video dan audio pada desktop.

10. Sebutkan fungsi-fungsi dari tools Screen O Metic :

a.      Tombol On/off

b.     Tombol Restart

c.      Tombol Done

Jawab:

a.      Tombol On/off berfungsi untuk menyalakan/mematikan saat perekaman video pada desktop.

b.     Tombol Restart berfungsi untuk merestart video jika ingin merekam video yang baru.

c.      Tombol Done berfungsi untuk membuka/melihat video yang sudah direkam.

otomatisasi perkantoran

 OTOMATISASI PERKANTORAN

       Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff  khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

      Otomatisasi perkantoran mencakup semua system elektronik formal dan informal yang terutama berkaiatan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. semua perusahaan menerapakan system formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.Sistem Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.
      System informal dalam otomatisasi perkantoran menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer dalam perusahaan, Karena otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan jenis komunikasi. Otomatisasi perkantoran tidak hanya melayani orang-orang didalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.
Dalam gambar model  Otomatisasi   perkantoran    di atas  tidak  terjadi aliran data  tetapi hanya ada aliran komunikasi  dan  informasi.  Pengertian  data  sendiri  adalah  penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar menukar  informasi antara dua obyek atau lebih.

Konsep-konsep otomatisasi

• Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
• Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
• Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
• Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
• Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Manfaat Otomatisasi Kantor

      Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.